Политика в отношении обработки персональных данных
УТВЕРЖДЕНО
приказ руководителя
Организации
__.__.20__ №__
ПОЛОЖЕНИЕ
о политике в отношении обработки
персональных данных в процессе трудовой деятельности
и при осуществлении административных процедур
1. Организация уделяет особое внимание защите персональных данных при их обработке в нашей организации и с уважением относится к соблюдению прав субъектов персональных данных.
Утверждение Положения о политике в отношении обработки персональных данных в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур (далее – Политика) является одной из принимаемых Организацией мер по защите персональных данных, предусмотренных статьей 17 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99‑З ”О защите персональных данных“ (далее – Закон).
Политика разъясняет работникам Организации как и для каких целей их персональные данные и персональные данные членов их семей (других родственников) собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации.
Почтовый адрес Организации: ___________________; адрес в сети Интернет: ______________; e-mail: ______________.
2. В процессе трудовой деятельности Организация осуществляет обработку персональных данных в следующих случаях:
|
Цели обработки персональных данных |
Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке |
Перечень обрабатываемых персональных данных |
Правовые основание обработки персональных данных |
Срок хранения персональных данных |
|
Формирование, ведение и хранение личных дел работников |
Работники, члены их семей |
В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) |
55 лет |
|
Ведение трудовых книжек |
Работники |
В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 ”О трудовых книжках“ |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона, после увольнения – абзац двадцатый статьи 6 Закона). |
Трудовые книжки – на срок трудовой деятельности (после увольнения – до востребования); до востребования; Невостребованные – не менее 50 лет. книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет |
|
Ведение телефонного справочника |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, номер служебного телефона |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
1 месяц после увольнения |
|
Ведение корпоративной сети, системы учета документооборота |
Работники, иные лица, сведения о которых содержатся в указанных информационных ресурсах |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника; персональные данные иных лиц – в зависимости от цели обработки
|
В отношении работников обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона); в отношении иных лиц – в зависимости от цели обработки персональных данных |
Персональные данные работников – 1 месяц после увольнения; персональные данные иных лиц – в зависимости от цели обработки |
|
Ведение учета фактически отработанного времени |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность работника, сведения о времени нахождения или отсутствии на рабочем месте |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона)
|
3 года |
|
Командирование |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, паспортные данные, сведения о проездных документах, бронировании гостиниц и иные сведения, предусмотренные законодательством и (или) необходимые для организации командировки |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона – в том числе в случае передачи персональных данных в иностранные государства, на территории которых обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных; пункт 2 статьи 9 Закона, приказ Директора Национального центра защиты персональных данных от 15 ноября 2021 г. № 14 (с изменениями, внесенными приказом Директора Национального центра защиты персональных данных от 26 декабря 2022 г. № 114) – в случае передачи персональных данных в иностранные государства, на территории которых не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных) |
3 года;
при служебных командировках за границу – 10 лет |
|
Выплата заработной платы |
Работники, члены их семей |
Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, о заработной плате, банковские данные |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
55 лет |
|
Выплата пособий по временной нетрудоспособности |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения о состоянии здоровья работника |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) Закона) |
3 года. После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет |
|
Применение мер поощрения |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения, послужившие основанием для поощрения |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
55 лет |
|
Привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника |
-//-
|
3 года |
|
Предоставление гарантий и компенсаций, предусмотренных законодательством о труде |
Работники, члены их семей |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсации. |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) |
В зависимости от гарантии или компенсации в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 ”О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь“ |
|
Предоставление трудовых и социальных отпусков |
Работники, члены их семей |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, даты отпуска, вид отпуска, иные сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей) |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) |
Графики трудовых отпусков – 1 год; приказы о предоставлении трудовых отпусков – З года; по социальным отпускам –55 лет |
|
Аттестация |
Работники |
В соответствии с Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. № 784 |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
протоколы аттестационной комиссии – 15 лет; документы о проведении аттестации и установлении квалификации, присвоении классов, не вошедшие в состав личных дел (характеристики, аттестационные листы, справки и др.) – 3 года.
|
|
Формирование и ведение резерва кадров |
Работники, иные граждане |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения об образовании, о трудовой деятельности, контактный номер телефона
|
Согласие субъекта персональных данных либо абзац шестнадцатый статьи 6 Закона |
1 год |
|
Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку |
Работники |
Паспортные данные, сведения о занимаемой должности |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
5 лет |
|
Участие в реализации образовательных программ дополнительного образования |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, возможна видеозапись |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
5 лет |
|
Участие в деятельности консультативного совета |
Работники Организации, работники иных государственных органов и организаций |
Фамилия, собственное имя, отчество, место работы, занимаемая должность |
Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (ссылка на норму законодательного акта) |
1 месяц после исключения из состава консультативного совета |
|
Изменение, прекращение трудового договора |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, объяснительные и докладные записки, иные сведения, послужившие основанием для изменения, прекращения трудового договора
|
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
55 лет |
|
Рассмотрение индивидуальных трудовых споров |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о трудовой деятельности в Организации, иные сведения, необходимые для разрешения индивидуального трудового спора |
-//- |
5 лет |
|
Ведение воинского учета |
Работники – военнообязанные, члены их семей |
В соответствии с постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27 января 2020 г. № 5 ”Об установлении форм документов воинского учета“ |
-//- |
5 лет |
|
Ведение учета нуждающихся в оздоровлении и санаторно-курортном лечении
|
Работники, несовершеннолетние дети работника, их другой родитель |
В соответствии с Положением о порядке направления населения на санаторно-курортное лечение и оздоровление, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 28 августа 2006 г. № 542 |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) |
В соответствии с главой 8 перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения, установленного приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 1 апреля 2019 г. № 11 |
|
Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц |
Работники |
В соответствии с постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 ”О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета“
|
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
5 лет |
|
Оформление необходимых для назначения пенсии документов |
Работники |
В соответствии со статьей 75 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII ”О пенсионном обеспечении“
|
-//- |
До представления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение |
|
Расследование несчастных случаев на производстве |
Работники |
В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 ”О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний“ |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) |
В соответствии с главой 26 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 |
3. Обработка персональных данных работников Организации для целей, не предусмотренных законодательством и не связанных с исполнением работниками должностных обязанностей, осуществляется с согласия работников, если отсутствуют иные правовые основания для такой обработки.
4. Предоставление персональных данных работников Организации и членов их семей третьим лицам осуществляется в случаях, предусмотренных законодательными актами.
Справочно.
В случае если Организация поручает обработку персональных данных уполномоченному лицу (уполномоченным лицам), рекомендуется указывать:
наименование и местонахождение уполномоченного лица (уполномоченных лиц) или категории уполномоченных лиц;
основания обработки персональных данных (наличие договора, акта законодательства либо решения государственного органа);
перечень персональных данных, обработка которых поручена уполномоченному лицу (уполномоченным лицам);
перечень действий с персональными данными, осуществляемых уполномоченным лицом (уполномоченными лицами).
Кроме того, в Политике могут указываться принимаемые правовые, организационные и технические меры по обеспечению защиты персональных данных.
Пример.
На основании заключенных с уполномоченными лицами договоров, Оорганизация поручает обработку персональных данных [”категории субъектов“] следующим организациям:
ОАО ”Ромашка“ (адрес местонахождения) – с целью [”указать цель“] могут быть переданы фамилия, имя, отчество, номер телефона, email субъекта; уполномоченное лицо имеет право собирать, обрабатывать, использовать, хранить предоставленные персональные данные;
и т.п.
5. Трансграничная передача персональных данных работников Организации осуществляется исключительно для целей направления в служебную командировку за границу.
6. При осуществлении административных процедур Организация осуществляет обработку следующих персональных данных:
|
Цели обработки персональных данных |
Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке |
Перечень обрабатываемых персональных данных |
Правовые основание обработки персональных данных |
Срок хранения персональных данных |
|
Осуществление административных процедур |
Работники, в том числе бывшие работники |
В соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 |
Обработка персональных данных прямо предусмотрена законодательными актами (абзац двадцать первый статьи 6, абзац восемнадцатый пункта 2 статьи 8 Закона, п. 2 статьи 20 Закона Республики Беларусь от от 28 октября 2008 г. № 433-З ”Об основах административных процедур“).
|
В зависимости от административной процедуры в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 ”О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь“ |
- Организация осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей и не допускает их избыточной обработки.
- Субъекты персональных данных имеют право:
8.1. на отзыв своего согласия, если для обработки персональных данных Организация обращалась к субъекту персональных данных за получением согласия. В этой связи право на отзыв согласия не может быть реализовано в случае, когда обработка осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством;
8.2. на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных Организацией, содержащей:
место нахождения Организации;
подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося лица;
его персональные данные и источник их получения;
правовые основания и цели обработки персональных данных;
срок, на который дано его согласие (если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия);
наименование и место нахождения уполномоченного лица (уполномоченных лиц);
иную информацию, предусмотренную законодательством;
8.3. требовать от Организации внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных прилагает соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений в персональные данные;
8.4. получить от Организации информацию о предоставлении своих персональных данных, обрабатываемых Организацией, третьим лицам. Такое право может быть реализовано один раз в календарный год, а предоставление соответствующей информации осуществляется бесплатно;
8.5. требовать от Организации бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;
8.6. обжаловать действия (бездействие) и решения Организации, нарушающие его права при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц.
- Для реализации своих прав, связанных с обработкой персональных данных Организацией, субъект персональных данных подает в Организацию заявление в письменной форме или в виде электронного документа (а в случае реализации права на отзыв согласия – также в форме, в которой такое согласие было получено) соответственно по почтовому адресу или адресу в сети Интернет, указанным в части четвертой пункта 1 настоящей Политики. Такое заявление должно содержать:
фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);
дату рождения субъекта персональных данных;
изложение сути требований субъекта персональных данных;
идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;
личную подпись (для заявления в письменной форме) либо электронную цифровую подпись (для заявления в виде электронного документа) субъекта персональных данных.
- За содействием в реализации прав субъект персональных данных может также обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в Организации, в том числе направив сообщение на электронный адрес: ___________.